關(guān)于改造檔案室的請(qǐng)示（關(guān)于檔案室改造的請(qǐng)示）

南寧鋼結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 3個(gè)月前 ( 03-20 ) 1942 搶沙發(fā)

標(biāo)題：關(guān)于改造檔案室的請(qǐng)示，區(qū)政府：，，隨著我區(qū)檔案管理工作的發(fā)展和信息化建設(shè)的推進(jìn)，現(xiàn)有的檔案室設(shè)施已不能滿足日益增長(zhǎng)的檔案保管、利用需求。為提高檔案管理效率，確保檔案資料的安全與完整性，經(jīng)研究決定對(duì)現(xiàn)有檔案室進(jìn)行改造升級(jí)。改造內(nèi)容包括更新硬件設(shè)備、優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境、增設(shè)安全防護(hù)系統(tǒng)等。預(yù)計(jì)總投資約為150萬(wàn)元。鑒于此，懇請(qǐng)區(qū)政府審批并撥付相應(yīng)的改造資金。望盡快給予答復(fù)，以便我們盡快啟動(dòng)改造工作。，，XX市XX區(qū)檔案館，，XXXX年XX月XX日

以下是一份關(guān)于改造檔案室的請(qǐng)示示例：

關(guān)于改造檔案室的請(qǐng)示

尊敬的[領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)/領(lǐng)導(dǎo)稱(chēng)呼]：

一、檔案室現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

空間利用不足
- 隨著單位業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量逐年增加，現(xiàn)有的檔案室空間已經(jīng)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的檔案存儲(chǔ)需求。目前檔案架已經(jīng)擺滿，許多新產(chǎn)生的檔案只能臨時(shí)堆放在角落，不僅查找困難，而且容易損壞檔案。引用自日常工作中的實(shí)際觀察情況。
設(shè)施老化
- 檔案室的一些基礎(chǔ)設(shè)備，如檔案架，部分已經(jīng)使用多年，出現(xiàn)了生銹、變形的情況，影響檔案的正常存放和取用。除濕設(shè)備也因?yàn)槭褂媚晗掭^長(zhǎng)，除濕效果大打折扣，而檔案室受潮的風(fēng)險(xiǎn)也在增加，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。這一情況參考了類(lèi)似檔案室普遍存在的設(shè)施老化問(wèn)題。
安全隱患
- 現(xiàn)有的檔案室門(mén)鎖較為簡(jiǎn)易，防盜能力有限，存在檔案被盜取的風(fēng)險(xiǎn)。電路系統(tǒng)也存在一定的問(wèn)題，部分電線老化，可能引發(fā)火災(zāi)等安全事故，危及檔案安全。依據(jù)相關(guān)安全檢查的經(jīng)驗(yàn)。

二、改造的必要性

符合檔案管理發(fā)展需求
- 現(xiàn)代檔案管理強(qiáng)調(diào)規(guī)范化、科學(xué)化和信息化。改造檔案室能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)這些目標(biāo)提供基礎(chǔ)條件，例如可以規(guī)劃出專(zhuān)門(mén)的區(qū)域用于電子檔案的存儲(chǔ)和管理設(shè)備的放置，有助于提高檔案管理的整體效率。參考檔案管理相關(guān)理論和發(fā)展趨勢(shì)。
保障檔案安全與完整
- 通過(guò)改善檔案室的硬件設(shè)施，如升級(jí)防火、防潮、防盜等設(shè)備，可以有效保護(hù)檔案不受自然災(zāi)害和人為破壞的影響，確保檔案的安全與完整，為單位的歷史記錄保存和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。借鑒檔案安全管理的要求。

三、改造方案

空間布局調(diào)整
- 對(duì)檔案室的空間進(jìn)行重新規(guī)劃，根據(jù)檔案的類(lèi)型、使用頻率等因素合理安排檔案架的位置。增加密集架的使用，以提高空間利用率，預(yù)計(jì)可增加[X]%的存儲(chǔ)量。同時(shí)，劃分出專(zhuān)門(mén)的區(qū)域用于檔案的整理、查閱等工作，使檔案管理流程更加順暢。這一方案參考了現(xiàn)代檔案室空間布局的先進(jìn)理念。
設(shè)施更新
- 更換所有老化的檔案架為質(zhì)量更好、更耐用的新型檔案架。安裝先進(jìn)的除濕、恒溫設(shè)備，確保檔案室的濕度和溫度保持在適宜檔案保存的范圍內(nèi)（濕度[具體濕度范圍]，溫度[具體溫度范圍]）。升級(jí)檔案室的門(mén)鎖為具有更高防盜性能的智能鎖，并對(duì)電路系統(tǒng)進(jìn)行全面改造，消除安全隱患。參考各類(lèi)檔案室設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)配置。
信息化建設(shè)
- 在改造過(guò)程中，預(yù)留網(wǎng)絡(luò)接口和線路，為未來(lái)檔案管理信息化發(fā)展做好準(zhǔn)備。計(jì)劃安裝檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，包括檔案的錄入、檢索、借閱等功能的信息化操作，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。依據(jù)檔案管理信息化的發(fā)展方向。

四、預(yù)算估計(jì)

空間布局調(diào)整費(fèi)用
- 包括拆除和重新安裝檔案架、裝修等費(fèi)用，預(yù)計(jì)需要[X]元。根據(jù)市場(chǎng)上裝修和簡(jiǎn)單拆除安裝工程的報(bào)價(jià)估算。
設(shè)施更新費(fèi)用
- 新型檔案架、除濕恒溫設(shè)備、智能鎖以及電路改造等費(fèi)用，大約需要[X]元。參考各類(lèi)設(shè)備的市場(chǎng)價(jià)格。
信息化建設(shè)費(fèi)用
- 網(wǎng)絡(luò)接口鋪設(shè)、檔案管理軟件購(gòu)買(mǎi)及安裝等費(fèi)用，初步估計(jì)為[X]元。按照網(wǎng)絡(luò)工程和軟件采購(gòu)的一般價(jià)格。

總預(yù)算預(yù)計(jì)為[X]元。

五、改造時(shí)間安排

籌備階段（[開(kāi)始時(shí)間1]-[結(jié)束時(shí)間1]）
- 完成改造方案的詳細(xì)設(shè)計(jì)、工程招標(biāo)等工作。
施工階段（[開(kāi)始時(shí)間2]-[結(jié)束時(shí)間2]）
- 按照改造方案進(jìn)行施工，期間將加強(qiáng)對(duì)施工質(zhì)量的監(jiān)督。
驗(yàn)收階段（[開(kāi)始時(shí)間3]-[結(jié)束時(shí)間3]）
- 對(duì)改造后的檔案室進(jìn)行全面驗(yàn)收，確保各項(xiàng)指標(biāo)符合要求。

綜上所述，檔案室的改造對(duì)于單位的檔案管理工作至關(guān)重要，懇請(qǐng)[領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)/領(lǐng)導(dǎo)稱(chēng)呼]批準(zhǔn)此項(xiàng)改造計(jì)劃。

[請(qǐng)示部門(mén)][具體日期]