檔案室擴(kuò)容（檔案室智能化管理案例）

銅仁鋼結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 44秒前 1 搶沙發(fā)

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái),，檔案室的管理和利用需求日益增長(zhǎng),。為了適應(yīng)這一變化，某檔案館采取了智能化管理措施，對(duì)檔案室進(jìn)行了擴(kuò)容,。通過(guò)引入先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)，如智能文件柜,、自動(dòng)分類和檢索系統(tǒng)等,，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的快速查詢和高效管理。該系統(tǒng)還具備遠(yuǎn)程訪問(wèn)功能,，使得工作人員能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行資料查閱和處理,，大大提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。智能化管理系統(tǒng)還支持大數(shù)據(jù)分析,，為檔案保護(hù)和利用提供了有力支持,。

一、檔案室擴(kuò)容的原因

（一）存儲(chǔ)容量不足

業(yè)務(wù)發(fā)展導(dǎo)致檔案增多：隨著單位業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,，如濟(jì)南市特檢院自建院以來(lái)積累了超過(guò)百萬(wàn)份報(bào)告,，原有的檔案室空間有限，僅154平方米,，不得不借用多間辦公用房來(lái)存放檔案及相關(guān)紙質(zhì)資料,；淮安市市場(chǎng)監(jiān)管局企業(yè)登記檔案室?guī)旆楷F(xiàn)有實(shí)用面積約160平方米，存儲(chǔ)檔案6萬(wàn)余份,，存儲(chǔ)空間已無(wú)法滿足功能需要,，新建檔案庫(kù)房擴(kuò)容改造面積為82平方米，以滿足更多檔案的存儲(chǔ)需求,；蘭溪市就業(yè)和人才中心原檔案庫(kù)存在容量不足,、存放分散等問(wèn)題，新建檔案庫(kù)房可容納10萬(wàn)份檔案安全存放,，解決舊庫(kù)的容量問(wèn)題,，存放時(shí)間從2023年延長(zhǎng)至2033年。
應(yīng)對(duì)未來(lái)檔案存儲(chǔ)需求：像海陵法院為解決檔案庫(kù)房脹庫(kù)問(wèn)題,，將原來(lái)的電瓶車庫(kù)改建成檔案庫(kù)房,，新建檔案室占地面積約550平方米,，新增密集架70組，可存放卷宗20余萬(wàn)卷,，滿足未來(lái)數(shù)年的檔案存放需求,；東至縣人民法院隨著訴訟案件數(shù)量增長(zhǎng)，庫(kù)存卷宗日益增加,，檔案存放余量嚴(yán)重不足,，通過(guò)擴(kuò)容改造增加面積39㎡，新增設(shè)調(diào)閱室和辦公用房,，增加密集架56組,，剩余空間預(yù)計(jì)可存放今后3 - 5年的案件卷宗。

（二）提升服務(wù)水平

優(yōu)化檔案利用服務(wù)：利通區(qū)人民法院對(duì)檔案庫(kù)房和閱卷室進(jìn)行擴(kuò)容改造后,，推行一體化預(yù)約,、一站式辦結(jié)的多元化閱卷服務(wù)體系，閱卷室變寬敞,，還能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上閱卷,、自主閱卷，提高了閱卷速度,，也確保了律師,、當(dāng)事人閱卷得安全規(guī)范，為當(dāng)事人提供更優(yōu)服務(wù),；蘭溪市就業(yè)和人才中心的擴(kuò)容改造提升了檔案管理整體水平和安全性,，促進(jìn)了檔案管理工作的規(guī)范化，為群眾提供更優(yōu)質(zhì),、更高效的檔案利用服務(wù),，不斷提升工作質(zhì)效。
適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求：濟(jì)南市特檢院表示將繼續(xù)致力于提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平,，以滿足日益增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)需求,；海陵法院將嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，做好檔案的整理,、歸檔,、統(tǒng)計(jì)、保管等環(huán)節(jié)的工作,，進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)范檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理智能化建設(shè)邁上新臺(tái)階,，這都需要檔案室有足夠的空間來(lái)進(jìn)行設(shè)備升級(jí)和流程優(yōu)化等工作,。

二、檔案室擴(kuò)容的措施

（一）增加面積

直接擴(kuò)建：海陵法院將原來(lái)的電瓶車庫(kù)改建成檔案庫(kù)房,，新建檔案室占地面積約550平方米,；利通區(qū)人民法院在壓縮辦公面積的基礎(chǔ)上,，對(duì)原調(diào)解室進(jìn)行改造，增加庫(kù)房面積150㎡,；東至縣人民法院對(duì)原庫(kù)房進(jìn)行改造,，共增加面積39㎡。
重新規(guī)劃空間：如一些單位可能對(duì)整體建筑空間布局進(jìn)行重新規(guī)劃,，調(diào)整出更多空間用于檔案室的擴(kuò)容,。

（二）增加檔案架

新增密集架數(shù)量：濟(jì)南市特檢院在擴(kuò)容時(shí)新增14排檔案架；利通區(qū)人民法院增加密集架34組,，170節(jié),；海陵法院新增密集架70組；東至縣人民法院增加密集架56組,，以增加檔案的存放容量,。
采用新型檔案架：部分單位可能會(huì)選擇采用更為先進(jìn)、存儲(chǔ)效率更高的新型檔案架,。

（三）完善設(shè)施設(shè)備

安全設(shè)施
- 防火防盜：利通區(qū)人民法院庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了高質(zhì)量電動(dòng)密集架,，防盜門(mén)窗，配備氣體滅火裝置,；海陵法院庫(kù)房?jī)?nèi)配備了檔案防火門(mén),、安裝人臉指紋識(shí)別門(mén)鎖等技防設(shè)施，還有漏水監(jiān)測(cè)系統(tǒng),、消防滅火系統(tǒng),、監(jiān)控系統(tǒng)等；東至縣人民法院庫(kù)房防盜門(mén)窗,、雙層窗簾齊全,，配備有空調(diào)、氣體滅火裝置,、溫度濕度檢測(cè)儀等設(shè)施,，確保紙質(zhì)檔案安全。
- 環(huán)境監(jiān)測(cè)與控制：蘭溪市就業(yè)和人才中心庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了全方位監(jiān)控系統(tǒng),、煙感防火及紅外線防盜裝置,，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)出檔案人員、檔案自動(dòng)化設(shè)備和實(shí)體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一,、安全,、可控的有效管理；海陵法院庫(kù)房?jī)?nèi)還配備了環(huán)境監(jiān)測(cè)采集系統(tǒng),、恒溫恒濕控制系統(tǒng),、檔案消毒驅(qū)鼠設(shè)備等，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定和安全,。
管理設(shè)施：一些單位可能會(huì)配備智慧一體化檔案管理控制臺(tái)等設(shè)備,，提升檔案管理的智能化水平,，像海陵法院在這方面就有所建設(shè)，有助于提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性,。

三,、檔案室擴(kuò)容的意義

（一）對(duì)單位自身的意義

提高管理效率：濟(jì)南市特檢院的檔案室擴(kuò)容不僅解決了未來(lái)十年檢驗(yàn)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題，更極大地提升了檔案管理的效率和便利性,；擴(kuò)容后的檔案室能夠讓檔案存放更加有序,，方便檔案的查找、整理,、歸檔等管理工作,。
保障業(yè)務(wù)發(fā)展：在新的檔案室里，每一份報(bào)告都將得到妥善保管,，為濟(jì)南市特檢院特檢事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供著有力的支持,；蘭溪市就業(yè)和人才中心的檔案室擴(kuò)容改造提升了高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收服務(wù)水平，對(duì)單位整體業(yè)務(wù)的發(fā)展有著積極的推動(dòng)作用,。

（二）對(duì)服務(wù)對(duì)象的意義

提升服務(wù)體驗(yàn)：利通區(qū)人民法院的檔案室擴(kuò)容改造后,，律師和當(dāng)事人閱卷更加方便快捷，閱卷室寬敞且可網(wǎng)上閱卷,、自主閱卷,，提高了他們獲取檔案信息的效率和體驗(yàn)；蘭溪市就業(yè)和人才中心為群眾提供更優(yōu)質(zhì),、更高效的檔案利用服務(wù),，滿足了群眾對(duì)檔案服務(wù)的需求。
增強(qiáng)信任度：通過(guò)檔案室擴(kuò)容提升檔案管理的安全性,、規(guī)范性等,，能夠讓服務(wù)對(duì)象更加信任單位的檔案管理工作，例如法院的檔案室擴(kuò)容改造確保紙質(zhì)檔案安全,，當(dāng)事人會(huì)對(duì)法院的檔案管理更加放心,。