檔案托管機(jī)構(gòu)怎么填寫

檔案托管機(jī)構(gòu)填寫指南：,，，1. 您需要選擇一家合適的檔案托管機(jī)構(gòu),。在選擇時(shí),，請確保該機(jī)構(gòu)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)和良好的信譽(yù)。,，2. 您需要向該機(jī)構(gòu)提交您的個人資料,，包括身份證、戶口本,、學(xué)歷證明等,。這些資料將用于核實(shí)您的個人信息和身份。,，3. 您需要填寫一份檔案托管申請表,。在填寫過程中，請確保所填寫的信息準(zhǔn)確無誤,。,，4. 您需要支付一定的費(fèi)用以完成檔案托管。費(fèi)用的多少取決于您選擇的服務(wù)類型和托管期限,。

以下是一個檔案托管服務(wù)方案：

一,、服務(wù)對象

各類畢業(yè)生，包括大中專院校畢業(yè)生等,，他們在畢業(yè)后需要對自己的學(xué)籍檔案進(jìn)行妥善托管,，以便在未來的就業(yè)、深造等過程中方便檔案的流轉(zhuǎn)和使用,。
離職或跳槽的職場人士，原單位可能不再保管其人事檔案,，需要將檔案托管到合適的機(jī)構(gòu),。
自由職業(yè)者或個體從業(yè)者，他們雖然沒有固定的工作單位,，但檔案也需要合理保管,，以確保在涉及到一些社會事務(wù)（如辦理社保、政審等）時(shí)檔案的有效性。

二,、托管服務(wù)機(jī)構(gòu)選擇

人才交流中心
- 優(yōu)勢：
  - 具有權(quán)威性和公信力,，是官方認(rèn)可的檔案保管機(jī)構(gòu)。很多地方的人才交流中心與政府部門聯(lián)系緊密,，在提供與檔案相關(guān)的證明材料等方面更加規(guī)范和便捷,。例如，在辦理職稱評定,、政審等事務(wù)時(shí),，人才交流中心能夠按照規(guī)定及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案信息。
  - 服務(wù)網(wǎng)絡(luò)較為廣泛,，在各個地區(qū)一般都設(shè)有分支機(jī)構(gòu),，方便不同地區(qū)的人員辦理檔案托管業(yè)務(wù)。
- 辦理流程：
  - 資料準(zhǔn)備：通常需要身份證,、畢業(yè)證書,、檔案證明、工作證明（如果有）,、勞動合同（非必需）等資料,。首先到人才中心窗口查詢個人檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)是否完整，檔案是否處于正常狀態(tài)（如是否為死檔等）,，是否可以正常轉(zhuǎn)至人才交流中心,。如果是畢業(yè)生要攜帶畢業(yè)證書；自由流動人員可能需要轉(zhuǎn)學(xué)信等,。委托存檔的還應(yīng)提供委托人的身份證和委托存款憑證（還要求機(jī)構(gòu)代表簽發(fā)個人身份證）,。
  - 辦理托管：
    - 窗口辦理：本人持上述相關(guān)資料到人才中心窗口辦理，資料核實(shí)后,，由人才中心窗口出具“調(diào)檔函”,，然后憑借調(diào)檔函和身份證原件到原檔案保管單位查詢檔案，并將檔案以公對公的方式轉(zhuǎn)至人才中心,。
    - 網(wǎng)上辦理：可以去微信搜索相關(guān)公眾號,，填寫基本信息并上傳身份證正反面掃描件、學(xué)歷證明掃描件,、檔案證明掃描件,、工作證明掃描件、勞動合同掃描件（非必要）后,，會彈出一份調(diào)檔函,，下載好調(diào)檔函后，憑調(diào)檔證明和身份證原件到原單位（原人才市場）調(diào)取檔案,，以公對公的方式將檔案轉(zhuǎn)至人才中心,。
專業(yè)檔案托管公司
- 優(yōu)勢：
  - 服務(wù)更加個性化，能夠根據(jù)客戶的特殊需求提供定制化的檔案管理方案。例如,，對于一些特殊行業(yè)的檔案,，如藝術(shù)行業(yè)的作品檔案、科研行業(yè)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)檔案等,，專業(yè)托管公司可以根據(jù)檔案的特性制定專門的保管,、分類和檢索方案。
  - 可能提供更多增值服務(wù),，如檔案數(shù)字化服務(wù),、檔案修復(fù)服務(wù)等。對于一些年代久遠(yuǎn)或者受損的檔案,，專業(yè)托管公司可以利用專業(yè)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和數(shù)字化處理,，提高檔案的可讀性和可保存性。
- 辦理流程：
  - 咨詢與評估：客戶與專業(yè)檔案托管公司聯(lián)系,，托管公司對客戶的檔案類型,、數(shù)量、保管要求等進(jìn)行評估,，并向客戶介紹服務(wù)內(nèi)容,、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。
  - 簽訂合同：雙方達(dá)成一致后簽訂檔案托管合同,，明確雙方的權(quán)利和義務(wù),，包括檔案保管的期限、保密條款,、服務(wù)費(fèi)用等,。
  - 檔案移交：客戶按照托管公司的要求將檔案移交至托管公司指定地點(diǎn)，托管公司對檔案進(jìn)行清點(diǎn),、驗(yàn)收后正式開始托管服務(wù),。

三、服務(wù)內(nèi)容

檔案保管
- 提供安全,、適宜的檔案存放環(huán)境,，確保檔案不受潮、不受蟲蛀,、不被火災(zāi)等災(zāi)害損壞,。對于紙質(zhì)檔案，存放環(huán)境要保持合適的溫度和濕度,，一般溫度控制在14 - 24℃,，相對濕度控制在45% - 60%。
- 建立嚴(yán)格的檔案出入庫管理制度,，對檔案的調(diào)入和調(diào)出進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、編號,、調(diào)出調(diào)入時(shí)間,、經(jīng)手人等信息，確保檔案的流向清晰可查,。
檔案整理與分類
- 根據(jù)檔案的類型,、來源、日期等對檔案進(jìn)行科學(xué)分類,，如按照人事檔案,、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等大類別進(jìn)行劃分,，在每個大類別下再細(xì)分小類,。例如人事檔案可以按照員工的入職時(shí)間、部門等進(jìn)一步細(xì)分,，便于快速檢索和查找檔案,。
- 對檔案進(jìn)行編號、編目,，制作檔案目錄清單,，目錄清單應(yīng)包含檔案的名稱、編號,、日期,、保管期限等基本信息，提高檔案管理的效率,。
檔案查詢與利用服務(wù)
- 建立便捷的檔案查詢系統(tǒng),，客戶可以通過電話、網(wǎng)絡(luò)或者到托管機(jī)構(gòu)現(xiàn)場查詢檔案信息,。對于有權(quán)限查詢的人員,，在查詢時(shí)要進(jìn)行身份驗(yàn)證，確保檔案信息的安全性,。
- 根據(jù)客戶的合法需求,，提供檔案的查閱、復(fù)印,、出具檔案證明等服務(wù),。例如，當(dāng)客戶需要辦理貸款,，銀行要求提供收入證明等檔案相關(guān)材料時(shí),，托管機(jī)構(gòu)可以按照規(guī)定出具相關(guān)證明。
檔案信息更新與維護(hù)
- 對于托管期間檔案內(nèi)容發(fā)生變化的情況,，如人事檔案中的工作經(jīng)歷更新,、學(xué)歷提升等,，及時(shí)對檔案進(jìn)行更新補(bǔ)充，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,。
- 定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn),、檢查，發(fā)現(xiàn)檔案缺失或者損壞等情況及時(shí)進(jìn)行處理,。

四,、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

人才交流中心
- 可能根據(jù)不同地區(qū)的政策有所差異，有些地區(qū)對于畢業(yè)生檔案托管在一定期限內(nèi)（如畢業(yè)兩年內(nèi)）可能是免費(fèi)的,，之后可能按照每年一定的金額收取保管費(fèi),，一般每年在100 - 300元左右。
專業(yè)檔案托管公司
- 收費(fèi)方式可能更加多樣化,，可能根據(jù)檔案的數(shù)量（如按卷,、按件收費(fèi)）、保管期限（短期,、長期保管收費(fèi)不同）,、服務(wù)類型（是否包含增值服務(wù)）等來制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。例如,，對于普通的人事檔案,，每卷每月收費(fèi)可能在10 - 20元左右，如果需要檔案數(shù)字化等增值服務(wù)則需要額外收取費(fèi)用,，數(shù)字化費(fèi)用可能根據(jù)檔案的頁面數(shù)量而定,，每頁0.5 - 1元不等。

五,、安全與保密措施

物理安全
- 托管機(jī)構(gòu)的檔案保管場所要配備完善的安全設(shè)施,，如安裝防火、防潮,、防蟲,、防盜等設(shè)備。例如,，安裝煙霧報(bào)警器,、除濕機(jī)、防蟲藥盒,、監(jiān)控?cái)z像頭等設(shè)備,，對檔案保管場所進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。
- 限制檔案保管場所的人員出入,，只有經(jīng)過授權(quán)的工作人員可以進(jìn)入,，進(jìn)入時(shí)要進(jìn)行登記，記錄進(jìn)入時(shí)間,、人員姓名,、事由等信息,。
信息安全與保密
- 建立嚴(yán)格的保密制度，對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn),，要求其簽署保密協(xié)議,。嚴(yán)禁檔案管理人員泄露檔案中的機(jī)密信息，如人事檔案中的工資待遇,、家庭住址等隱私信息。
- 在檔案查詢,、利用等環(huán)節(jié),，要對查詢?nèi)藛T的身份和查詢目的進(jìn)行嚴(yán)格審核，對于涉及商業(yè)機(jī)密,、個人隱私等敏感信息的檔案查詢要進(jìn)行特殊審批,。